Mitarbeiter:innen-Dialog in der Agentur – was bringt’s?

Wir sind als Agentur in den letzten Jahren beständig gewachsen. Mit rund 100 Talenten gehören wir mittlerweile zu den 35 größten inhabergeführten Agenturen in Deutschland. Als Full-Service-Agentur mit Digital-Schwerpunkt können wir so viele Kompetenzen abdecken. Aber wir haben gemerkt, dass es mit zunehmender Größe immer schwerer wird zu erkennen, was die Menschen im Unternehmen bewegt.

Vor fünf Jahren waren wir in einer Phase des Umbruchs. Wir hatten viel Fluktuation und haben gemerkt, dass irgendetwas nicht stimmt. Klar, wir konnten die ausscheidenden Kolleg:innen fragen, wo bei ihnen der Schuh gedrückt hat. Aber in diesen Fällen war es zu spät, um die konkreten Probleme zu lösen.

Deshalb haben wir nach einer Möglichkeit gesucht, Probleme im Unternehmen früher aufzuspüren – und im Idealfall früh genug zu lösen, um so Fluktuation zu vermeiden. Unsere Hypothese war, dass wir alle lieber in einem stabilen Team arbeiten. Und dass eine höhere Motivation auch die Qualität der Arbeit stärkt. Und dadurch unsere Kund:innen und wir erfolgreicher werden. 

Bei der Suche nach dem richtigen Werkzeug sind wir schnell zu einer simplen Lösung gekommen: Wir haben uns mit Google-Forms ein eigenes Tool gebaut, mit dem wir die persönliche Stimmung unserer Mitarbeitenden abfragen (einen numerischen Wert zwischen 1 und 6). Zusätzlich stellen wir jeden Monat zwei Fragen: Was hat dir im letzten Monat besonders gut gefallen? Und was ist aktuell deine größte Herausforderung? Die Umfrage werten wir aus und teilen die Ergebnisse als kurze Zusammenfassung in unserem monatlichen Jour Fixe mit allen Kolleg:innen.

• Die größten Vorteile dieses Vorgehens sind aus unserer Sicht: Das Tool ist sofort verfügbar. Es tut genau, was es soll. Und vor allem: Jede:r kann komplett anonym teilnehmen. Die Antworten kann niemand zurückverfolgen.

Was konnten wir in fünf Jahren in den gemessenen Zahlen sehen?

• Das Tool ist kein Selbstläufer. Obwohl es uns alle nur eine Minute pro Monat kostet, müssen wir immer wieder um Teilnahme werben. Sonst schläft das Feedback ein.

• Entgegen allen Erwartungen ist über die fünf Jahre insgesamt kein Trend erkennbar. Es geht zwar phasenweise Auf und Ab. Aber obwohl wir uns als Unternehmen stark verändert und entwickelt haben, pendeln wir mit unserem Happiness-Index immer um das gleiche Niveau. Der Mittelwert liegt konstant bei 4,4.

• Die Auf- und Ab-Bewegungen entsprechen ziemlich genau dem, wie jede:r die Stimmung am eigenen Leib empfindet. Je nachdem, wie sich die Auslastung, die Ertragslage oder andere Dinge im Unternehmen gerade entwickeln, steigt oder fällt auch die Stimmung im Team. Insofern liefert unser Happiness-Index erst einmal wenig Überraschungen.

• Trotzdem können wir die Werte als Frühindikator nutzen. Denn die Ausschläge zeigen sich schon oft, bevor Themen im Unternehmen an- und ausgesprochen werden.

Die geheime Zutat: Was bewegt die Gemüter?

Deutlich interessanter ist der zweite Teil unserer Abfrage – nämlich die offenen Fragen mit Freitextfeldern. Hier schütten die Team-Mitglieder regelmäßig ihr Herz aus. Hier erfahren wir Dinge, die wir sonst nirgendwo hören. Dabei sind uns eine Reihe von Dingen aufgefallen.

• Die Antworten wurden über die Jahre ausführlicher. Wo früher nur mit Schlagworten geantwortet wurde, finden sich heute kleine Briefe. Das hilft enorm beim Verständnis. Die gewachsene Offenheit werten wir als Vertrauensbeweis – auch gegenüber dem Happiness-Index.

• Eine große Herausforderung ist für uns, Einzelmeinungen von Strömungen zu unterscheiden. Denn einerseits können wir es nicht allen recht machen. Andererseits fängt auch jede Strömung mit einer Einzelmeinung an. Wenn wir unsicher sind, wie wir Statements bewerten sollen, diskutieren wir das in größerer Runde. Am Ende bleibt an der Stelle aber nur ein Werkzeug: das Bauchgefühl. 

• In der Vergangenheit wurden in den anonymen Statements immer mal wieder Kolleg:innen verunglimpft – teilweise grenzte das schon an Mobbing. Das ist auch der Grund, warum wir die Antworten bis heute nicht ungefiltert veröffentlichen. Zum Glück sind solche Antworten aber schon länger nicht mehr vorgekommen.

• Die Anonymität hat einen großen Nachteil: Immer wieder wird ersichtlich, dass es einfach irgendwelche Missverständnisse waren, die bei einzelnen Frust verursacht haben. Da wir aber nicht wissen, wer der Autor war, können wir solche Themen auch nicht klären. Das ist manchmal echt schade.

• Aber: Immer häufiger signieren Mitarbeitende ihre Statements freiwillig mit ihrem Namen. Das hilft allen Beteiligten sehr! So können wir bei Bedarf Menschen direkt ansprechen und Dinge auflösen. Auch das werten wir als Vertrauensbeweis.

• Was uns sehr freut: Immer häufiger werden Mitarbeitende im Happiness-Index namentlich erwähnt und gelobt. Wir freuen uns dann immer sehr, dass unsere Kultur der Wertschätzung auch in diesem anonymen Kanal Einzug hält. 

• Was irgendwie lustig ist: Seit Corona funktionieren wir als Remote-Organisation. Und seitdem gibt es einen roten Faden in den Antworten. Jeden Monat erfahren wir: Eigentlich lieben alle ihr Homeoffice. Aber wenn man ins Büro kommt, sollten doch bitte alle anderen auch da sein. Wir glauben, dass uns dieses Thema noch länger bewegen wird.

• Was wir am bedeutsamsten finden: Der Happiness-Index ist der wichtigste Kanal für große Emotionen. Nirgendwo sonst bekommen wir so direkt Mitgefühl, Trauer, Stolz, Dankbarkeit – und auch Unverständnis – mitgeteilt. Eigentlich alle großen Unternehmensentscheidungen werden hier sehr klar kommentiert, kritisiert oder gelobt. Das ist ein riesiger Nutzen.

Was sagt das Team über den Happiness-Index?

Beim Schreiben dieses Artikels kam uns die Frage: Was denkt eigentlich das Team über unseren Happiness-Index? Um das zu klären, haben wir eine Online-Abfrage gestartet. Das Ergebnis war erstaunlich:

• Mit 4,0 von 5 Sternen wurde der Happiness-Index als Tool insgesamt sehr nützlich bewertet.

• Der Index ist ein guter Kanal für Feedback – gerade auch, weil er anonym ist. Hier kann man alle wichtigen Unternehmensentscheidungen und Veränderungen schnell und unkompliziert kommentieren.

• Nach Aussage mehrerer Nutzer:innen gibt er einen guten, groben Überblick über die Stimmungslage in der Agentur. Die Zusammenfassungen sind wertvoll für alle.

• Mehrfach wurde Enttäuschung darüber geäußert, dass nicht jedes geäußerte Problem direkt gelöst wird. Außerdem wünschen sich manche persönliches Feedback auf ihren anonymen Post – was für uns schon technisch schwierig ist.

Was machen wir mit den Ergebnissen?

Die monatlichen Umfragen und die Auswertungen vor dem gesamten Team schaffen für alle Transparenz. Und es hilft auch, Themen und Strömungen für alle sichtbar zu machen und frühzeitig darauf zu reagieren. Noch wichtiger ist aber, dass wir die Auswertungen in jedes unserer vierteljährlichen Strategie-Meetings einfließen lassen.

• Wir versuchen, die Bedürfnisse des Teams direkt in die Unternehmens-Strategie einzuarbeiten. Natürlich können wir nicht jeden Wunsch erfüllen – aber viele Entscheidungen zur Agentur-Zukunft wären ohne diese Rückmeldungen sicher anders ausgefallen.

Was hat uns der Happiness-Index gebracht? Gibt es messbare Erfolge?

Das ursprüngliche Ziel war, mit dem Happiness-Index die Fluktuation im Unternehmen zu senken. Dieses Ziel haben wir auf jeden Fall erreicht. Bis Corona konnten wir die Fluktuation kontinuierlich bis auf drei Prozent pro Jahr senken. Dieser Wert ist für eine Agentur sicher sehr respektabel. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass wir diesen Wert in der Corona-Zeit nicht halten konnten. Trotzdem halten wir den Happiness-Index für sehr wertvoll. Er ist für uns ein wichtiger Frühindikator. Und es hilft uns, Unternehmensentscheidungen stärker an den Bedürfnissen des Teams auszurichten. 

Was würden wir anderen raten? Und heute anders machen?

Nach fünf Jahren Happiness-Index ist das Tool bei uns nicht mehr aus dem Agentur-Alltag wegzudenken. Uns würde ein wichtiger Rückkanal fehlen.

4 Tipps für alle, die einen eigenen Happiness-Index aufbauen wollen:

1. Nehmt ein einfaches Tool, damit die Teilnahme so leicht wie möglich ist. Und damit ihr den Prozess leicht anpassen könnt, wenn der Bedarf entsteht. Und gebt dem Ganzen Zeit: Das Vertrauen muss wachsen, bevor die Antworten länger und detaillierter werden.

2. Erwartet nicht, dass der absolute Wert mit der Zeit steigt. Wir interpretieren die Werte einfach danach, ob es dem Team „gut“, „mittel“ oder „schlecht“ geht.

3. Aktuell diskutieren wir, die Antworten für alle freizugeben. Aktuell wiegt für uns schwerer, die Interessen von einzelnen zu schützen. Schöner wäre aber, wenn wirklich alle Mitarbeitenden lesen könnten, was bei move:elevator gedacht wird.

4. Und noch ein wichtiger Hinweis: Obwohl die Statements anonym sind, erwarten viele, dass sie eine persönliche Antwort auf ihre Nachricht bekommen. Das sorgt immer wieder für Frust, der auch mitunter deutlich artikuliert wird. Für dieses Dilemma haben wir eigentlich keine Lösung – außer noch mehr Transparenz.

Unser Fazit: Gut, dass wir den Happiness-Index haben!

Bei allen Herausforderungen macht die monatliche Abfrage Wünsche und Befindlichkeiten sichtbar, die ansonsten oftmals unausgesprochen blieben. Sie hilft daher, Probleme frühzeitig sichtbar zu machen und an entsprechenden Lösungen zu arbeiten. Deshalb sind wir überzeugt, dass wir mit Happiness-Index die Zufriedenheit des Teams steigern, die Fluktuation im Unternehmen senken und die Qualität der Arbeit steigern können.