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FinTecrity GmbH

Individuelles Kundenportal vereinfacht Rechnungswesen

Das Rechnungswesen ist kompliziert und stellt viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) vor eine Herausforderung, die mit vielen Aufwänden verbunden ist. Die FinTecrity GmbH möchte ihren Kund:innen das Leben erleichtern und benötigte dafür ein innovatives Portal, das den Rechnungsweg automatisch abwickelt: Eine Rechnung wird hochgeladen, das System erfasst alle relevanten Daten, übernimmt bei Bedarf Mahn- und Inkassoprozesse und entlastet so die Nutzer:innen, die ohne großen Aufwand ihr Geld bekommen.

Diese Herausforderung haben wir angenommen und für die FinTecrity GmbH ein individuelles Kundenportal entwickelt, welches das komplette Rechnungswesen in einem digitalen und automatisierten Prozess ausführt. In den ersten zwei Jahren ist nicht nur die Nutzerzufriedenheit auf über 80 Prozent gestiegen, sondern auch der Umsatz auf dem Portal auf über 150 Millionen – ein Plus von mehr als 40 Prozent.

Logo der FinTecrity GmbH in weiß

Der Auftraggeber ist die FinTecrity GmbH, eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der EOS Holding GmbH (Tochterkonzern der Otto-Group). Das Unternehmen bietet verschiedene Service-Dienstleistungen wie automatischen Druck und Versand von Rechnungen, Überwachung der Zahlungstermine sowie die Erstellung von Zahlungserinnerungen. Gemeinsam mit den Kooperationspartnern DV (Deutsche Verrechnungsstelle als Tochter der DVAG, zuständig für den Vertrieb) und TeamFaktor NW GmbH (Factoring-Partner) werden die Produkte AbrechnungPlus und FactoringPlus angeboten.
 

Projekteinblicke

AnforderungsworkshopAnforderungsworkshopAnforderungsworkshopAnforderungsworkshop

Anforderungsworkshop

Ein gemeinsamer Workshop mit allen Interessengruppen sorgte von Anfang an für eine gemeinsame Basis. Dies war die Voraussetzung für die Einarbeitung in die vielschichtigen Themen und das inhaltliche Verständnis der Ziele.  

Abrechnungsportal der FinTecrity GmbH - StartseiteAbrechnungsportal der FinTecrity GmbH - StartseiteAbrechnungsportal der FinTecrity GmbH - StartseiteAbrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Startseite

Individuelles UX/UI-Konzept

Eine individuelle UX/UI-Oberfläche sorgt dafür, dass das Portal einfach und intuitiv zu bedienen ist. So werden auch potentielle Nutzer:innen mit wenig Kenntnis im Bereich Rechnungswesen angesprochen.

Middleware - ProzessbündelungMiddleware - ProzessbündelungMiddleware - ProzessbündelungMiddleware - Prozessbündelung

Middleware

Die komplexe Business-Logik der verschiedenen Prozesse wurde in einer Datendrehscheibe gebündelt, sodass jedes beteiligte System seine Fachexpertise und Fähigkeiten optimal einbringen kann.

Abrechnungsportal der FinTecrity GmbH - RechnungsuploadAbrechnungsportal der FinTecrity GmbH - RechnungsuploadAbrechnungsportal der FinTecrity GmbH - RechnungsuploadAbrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Rechnungsupload

Automatisierung

Die Nutzer:innen laden eine Rechnung per Drag & Drop hoch und alle weiteren Schritte laufen automatisch ab – von der Prüfung und Systemübersetzung der Rechnung über den Versand bis hin zum Mahnwesen und ggf. Inkasso-Prozess.

Abrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Portal für ErklärvideosAbrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Portal für ErklärvideosAbrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Portal für ErklärvideosAbrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Portal für Erklärvideos

Videos rund um das Portal

Eine ganze Reihe an unterschiedlichen Erklärvideos zeigen den Kund:innen den Aufbau des Portals und sämtliche Funktionen.

1.900
KMUs nutzen das neue Portal
150 Mio.
Euro Rechnungsvolumen wurde abgewickelt
40 %
Umsatzwachstum im neuen Portal

Ziel

Die FinTecrity GmbH unterstützt mit den Produkten AbrechnungPlus und FactoringPlus kleine und mittlere Unternehmen bis ca. zwei Millionen Euro Jahresumsatz (KMU) im Rechnungswesen. Ein neues Kundenportal sollte dafür die Abwicklung einer Rechnung so einfach und automatisiert wie möglich gestalten. Die Herausforderung: Die Nutzer:innen laden lediglich eine Rechnung hoch, das System erfasst alle relevanten Daten und verarbeitet sie. Der komplette Rechnungsweg wird im Anschluss automatisch abgewickelt und die KMUs erhalten ihr Geld, ohne selbst großen Aufwand zu betreiben. Auch ein Mahnwesen mit Vollstreckung sollte integriert werden. Gleichzeitig musste eine individuelle Benutzeroberfläche den komplexen Vorgang einfach und verständlich darstellen.

Umsetzung

Mehr als sechs beteiligte Firmen und über 20 Schnittstellen wurden miteinander koordiniert und verbunden, um den Rechnungsweg wie gewünscht zu automatisieren. Dank der Verwendung modernster Technologien bis hin zu Machine Learning ist es unserem Expert:innen-Team gelungen, die extrem komplexen Abläufe in einen leicht verständlichen Prozess zu transferieren. Dank einer besonders einfachen und intuitiven UX/UI-Oberfläche und einem eigens dafür gestaltetem und optimiertem Frontend, wird der Prozess einfach und benutzerfreundlich dargestellt sowie die hochgeladenen Daten und Prozessschritte den Nutzer:innen übersichtlich präsentiert. Das gesamte Portal ist als Whitelabel-Lösung angelegt, damit bei Bedarf weitere Produkte und neue Partner:innen integriert werden können.

Die Komplexität der Anforderungen an den Prozess konnten wir mit einem agilen und iterativen Vorgehen gemeinsam mit den Partner:innen stemmen. Dabei wurden stets alle Timings sowie Deadlines eingehalten und das Ergebnis pünktlich geliefert. Erstmals ist es mithilfe unserer Expert:innen gelungen, eine vollständig automatisierte Kundenverwaltung zu entwickeln, die auch den strengen Anforderungen einer Factoring-Gesellschaft entspricht. So ist ein einzigartiges Portal entstanden, das einen komplexen Prozess mit den Unternehmenszielen der FinTecrity GmbH und den individuellen Bedürfnissen der Nutzer:innen vereint und das zur Zufriedenheit aller.

Wirkung

Das Portal erleichtert vielen KMUs den Weg in den digitalen Rechnungsprozess und überzeugt nicht nur die FinTecrity GmbH und die Kooperationspartner:innen voll und ganz, sondern auch die Nutzter:innen. Die intuitive Handhabung und die hohe Automatisierung ersparen allen Beteiligten viel Aufwand, Zeit und Kosten. Das macht sich vor allem in einem erfolgreichen Vertrieb und einer kontinuierlichen Steigerung der Nutzung bemerkbar.

Die Zufriedenheit der KMUs liegt bei über 80 Prozent und auch die Weiterempfehlungsquote ist sehr hoch. Seit dem Livegang des neuen Portals wurden mehr als 1.000 Neukund:innen gewonnen und Rechnungen im Wert von über 150 Millionen Euro abgewickelt – ein Umsatzplus von mehr als 40 Prozent.

Eindrücke aus dem Portal

Abrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Startseite
Abrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Rechnung hochladen
Abrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Portal mit Erklärvideos
Abrechnungsportal der FinTecrity GmbH - Belegübersicht
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Die Zusammenarbeit kann ich einfach nur als großartig beschreiben. Besonders beeindruckt bin ich von Eurer Lösungsorientierung und Eurem Pragmatismus. Ihr versucht immer alles möglich zu machen und liefert stets ein hervorragendes Ergebnis. Für uns ist es sehr wichtig, verlässliche Partner an der Seite zu haben, die sich auf uns und unsere Ideen einlassen. Nur so können wir auch für unsere Kunden erstklassige Ergebnisse liefern. Ich bin daher sehr froh, Euch als Partner an unserer Seite zu haben.

Simon Prehn
Simon PrehnStrategische Unternehmensentwicklung bei FinTecrity GmbH

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